Abrechnung · E-Rechnung
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie diese ab dem 1. Januar 2027, wenn ihr Vorjahresumsatz über 800.000 Euro liegt, alle anderen ab dem 1. Januar 2028. eLABoraNET erzeugt aus der Laborabrechnung XRechnung und ZUGFeRD.
Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber § 14 UStG neu gefasst. Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E-Rechnung nur noch vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Papierrechnungen und einfache PDF-Dokumente gelten seitdem als „sonstige Rechnung“. Für die Ausstellung gibt es Übergangsfristen:
| Zeitraum | Was gilt |
|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein einfaches PDF zählt nicht mehr als E-Rechnung. |
| Bis 31. Dezember 2026 | Alle dürfen noch sonstige Rechnungen ausstellen. Papier geht immer, ein anderes elektronisches Format, etwa ein PDF per E-Mail, nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| Ab 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. Bei höchstens 800.000 Euro gilt die Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027, ebenso für EDI-Verfahren, die noch keine E-Rechnung sind. |
| Ab 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen. |
Ausnahmen gelten unter anderem für Rechnungen an Endverbraucher, für Kleinbeträge bis 250 Euro brutto und für Leistungen von Kleinunternehmern.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, auf XML basierenden Format nach der europäischen Norm EN 16931, das sich automatisch weiterverarbeiten lässt. Das Bundesfinanzministerium (BMF) nennt die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Labore stellen Rechnungen an sehr unterschiedliche Empfänger. Entscheidend ist, wer die Rechnung bekommt.
Wasserversorger in privater Rechtsform, Industrie, andere Labore. Hier gelten die Fristen oben. Eine Leitweg-ID brauchen Sie nicht.
Für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung gelten eigene Vorgaben neben dem Umsatzsteuergesetz, zum Beispiel die E-Rechnungsverordnung des Bundes seit dem 27. November 2020. Typisch sind XRechnung und die Leitweg-ID des Empfängers.
Rechnungen an Endverbraucher sind von der Pflicht ausgenommen, ebenso Kleinbeträge bis 250 Euro brutto. Eine sonstige Rechnung genügt.
Die Rechnung entsteht im Laborauftrag, mit den Kunden-, Leistungs- und Auftragsdaten, die dort ohnehin vorliegen. Daraus erzeugt eLABoraNET die E-Rechnung als XRechnung oder als ZUGFeRD.
Ob eine Rechnung alle Pflichtangaben im strukturierten Teil enthält, hängt von Ihren Stammdaten ab. Das BMF empfiehlt, E-Rechnungen schon bei der Erstellung zu validieren. Im Einführungsprojekt stimmen wir Format, Kundenstammdaten und Testrechnungen mit Ihnen ab.
FAQ
Eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931, das sich automatisch weiterverarbeiten lässt. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Eine Papierrechnung oder ein einfaches PDF ist seit dem 1. Januar 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern eine sonstige Rechnung.
Für die Ausstellung ja, solange die Übergangsfristen laufen: bis Ende 2026 für alle, bis Ende 2027 bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Das PDF gilt dann als sonstige Rechnung und braucht die Zustimmung des Empfängers. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit 2025 können.
Ab dem 1. Januar 2027, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, sonst ab dem 1. Januar 2028. Das gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.
Nach dem BMF vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, jeweils ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Zulässig ist auch ein zwischen Aussteller und Empfänger vereinbartes Format, das die richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen Angaben ermöglicht, etwa ein EDI-Verfahren.
Die Leitweg-ID adressiert eine E-Rechnung an eine Behörde. Sie wird nur gebraucht, wenn Sie an öffentliche Auftraggeber abrechnen. Für Rechnungen zwischen Unternehmen ist sie nicht nötig.
XRechnung sowie ZUGFeRD 2.3 in den Profilen Basic, Comfort (EN 16931) und Extended. Das Format legen Sie je Kunde fest.
Ja. Ein Steuermodul mit flexiblen Steuergruppen bildet unterschiedliche Steuersätze und Steuerfälle ab, auch in der E-Rechnung. Welche Gruppen Ihr Labor braucht, klären wir im Einführungsprojekt.
Acht Jahre. Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss dabei unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Das regelt § 14b UStG.
Das Umsatzsteuergesetz verlangt die E-Rechnung zwischen Unternehmen. Für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung gelten zusätzlich eigene Vorgaben, etwa die E-Rechnungsverordnung des Bundes seit dem 27. November 2020. Welche Regeln Ihr Auftraggeber verlangt, erfahren Sie bei ihm.
Nächster Schritt
Nennen Sie uns Ihren Anwendungsfall. Wir zeigen Ihnen den Weg Ihrer Probe in eLABoraNET, mit Ihren Abläufen statt einer Standarddemo.
